So fängt man Zeitdiebe: Tipps für Selbstständige

Notizen helfen beim Zeitmanagement
Notizen helfen beim Zeitmanagement

Alle, die ihre Arbeitszeit selbst einteilen können, kennen das Problem: Wenn man nicht gerade einen dringenden Auftrag hat, der in Kürze abgeliefert werden muss, lassen wir uns allzu gern verführen, unsere Zeit zu vertrödeln oder mit Aktivitäten zu füllen, die uns mehr Spaß machen.

Als Journalistin verbringe ich viel Zeit am Computer. Ich liebe dieses nützliche Arbeitsgerät wegen seiner Vielseitigkeit, die jedoch nicht nur Vorteile bietet, sondern auch tückischen Zeitdieben Unterschlupf gewährt. Als da wären Spielprogramme, interessante Webseiten und Einkaufsportale. Auch E-Mails können uns mühelos zahlreiche Stunden stehlen. Es ist nicht einfach, diese Schurken zu entlarven, damit sie der Gestaltung eines produktiven Tages nicht im Wege stehen.


Individuelle Planung mit dem Google Kalender


Eine probate Maßnahme für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist eine sorgfältige Planung, die nicht nur Termine, sondern auch unsere Bedürfnisse berücksichtigt. Am besten erstellt man sich abends nach der Arbeit eine Liste mit den Aufgaben, die am nächsten Tag erledigt werden müssen. Termine sollten am besten sofort in einen Kalender eingetragen werden, damit man sie in die täglichen Planungen einbeziehen kann.


Praktisch finde ich den Google Kalender, da er sowohl auf dem PC als auch auf dem Smartphone eingerichtet werden kann und die Eintragungen sofort synchronisiert werden. Das bedeutet, man muss seine Termine nicht auf jedem Gerät einzeln notieren und ist auch unterwegs immer auf dem neuesten Stand.

Surfen auf Facebook & Co als Zeitdieb
Zeitdieb: Surfen auf Facebook & Co

Listen und Skizzen machen den Kopf frei


Die Einteilung der Aufgaben und deren Planung nehme ich am liebsten handschriftlich vor. Dafür habe ich mir ein einfaches Buch zugelegt, das ich in verschiedene Kategorien eingeteilt habe. Neben To-Do-Listen kann ich hier auch gleich meine Ideen notieren und Skizzen anlegen, denn oft geht bei der Aufstellung der Arbeiten meine Fantasie auf Reisen. Hier besteht die Gefahr, mit kreativen Gedanken zu spielen, statt die Tagesplanung zu vervollständigen, deswegen trage ich nur wenige Stichworte ein, die ich später in meiner Freizeit ausarbeite.


Was der Schweinehund mit Facebook zu tun hat


Doch Planung ist nicht alles, denn es gilt noch den inneren Schweinehund zu bekämpfen. Wenn man sich so gar nicht überwinden kann, mit den ersten Aufgaben seines Tagesplans zu beginnen, muss man sich selbst überlisten. Arbeit macht viel mehr Spaß, wenn man sogleich dafür belohnt wird, oder? Nach der ersten erledigten Aufgabe genehmige ich mir eine Pause, in der ich zum Beispiel bei Facebook und Co. stöbern darf. Eine halbe Stunde sollte man jedoch wenigstens produktiv gearbeitet haben.


E-Mail-Routine einrichten


Zu einem großen Zeitdieb kann die Bearbeitung von E-Mails werden. Liest und beantwortet man morgens zunächst sämtliche Mails, ist der Tag gewesen und man hat keine einzige weitere Aufgabe erledigt. Vor allem, wenn Absender dabei sind, die gern schriftlich plaudern wollen. Dieses Vergnügen sollte man sich unbedingt für die Freizeit reservieren.


Allein für die Bearbeitung von E-Mails lohnt sich eine feste Routine. Morgens sollten nur die dringendsten Mails beantwortet werden. Im Lauf des Tages könnt Ihr je nach Anzahl der Mails ein oder zwei weitere festgelegte Zeiträume einplanen, in denen Ihr die restlichen Nachrichten bearbeitet.


Newsletter reduzieren


Was sehr viel Zeit kostet, ist auch das Lesen von Newslettern. Überlegt Euch, welche Newsletter Euch wirklich wichtig sind oder Freude bereiten. Oft bekommt man zum Beispiel von Firmen Newsletter zugeschickt, die auf Sonderangebote hinweisen.

Das kann zwar praktisch sein, wenn man ein bestimmtes Produkt sucht, aber meistens animieren diese Briefe nur dazu, stundenlang auf der Webseite zu surfen und Zeit zu vertrödeln. Solche Newsletter sollte man lieber abmelden.


To Do Listen machen den Kopf frei für Kreativität
To-Do-Listen machen den Kopf frei für Kreativität

Surfen auf Zeit


Das bringt uns gleich zum nächsten Zeitdieb: Stöbern im Netz. Wer kann widerstehen, wenn man beim Recherchieren erst mal bei Amazon und Co. gelandet ist? Beim Vergleichen von Produkten gerät man schnell in die Fänge der Werbung und schaut sich gern ausgiebig um. Ruckzuck ist eine Stunde oder mehr vergangen! Macht Euch ein Lesezeichen oder einen Vermerk auf einem Blatt Papier und stöbert erst in Eurer nächsten Pause weiter. Damit diese nicht zu lang wird, stellt Euch einen Wecker, zum Beispiel auf Eurem Handy.


Pausen für mehr Energie und Erfolg


Zu einer erfolgreichen Tagesplanung gehören auch regelmäßige Pausen. Es hat keinen Zweck, alles auf einmal abarbeiten zu wollen, damit Ihr mit der Arbeit früher fertig seid. Tatsache ist, dass sich niemand stundenlang konzentrieren kann, ohne sich zwischendurch zu erholen und zu stärken. Wer versucht, über seine Kräfte zu arbeiten, macht Fehler und ruiniert auf die Dauer seine Gesundheit.


Nutzt die Pausen dazu, viel Wasser zu trinken, kleine gesunde Mahlzeiten einzunehmen und euch zu bewegen. Stellt Musik an und tanzt eine Runde zu Eurem Lieblingshit! Macht das Fenster weit auf und lasst frische Luft herein. Auch das Gehirn braucht diese kleinen Unterbrechungen, um produktiv bleiben zu können.


Wer denkt, Pausen kosten zu viel Zeit und könnten besser genutzt werden, vertut sich gewaltig. Erholungsphasen sind regelrechte Booster für kreatives Arbeiten und daher ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Tagesplans.


Welche Tipps habt Ihr für einen produktiven Arbeitstag? Ich freue mich über Eure Kommentare hier in meinem Blog!


Kommentar schreiben

Kommentare: 0